Apeldoorn 2025: De uitdagingen en innovaties achter een evenement van wereldklasse

Het organiseren van een sportevenement van wereldklasse, zoals de Europese Kampioenschappen Indoor Atletiek, is een immense logistieke uitdaging. Het vergt jaren van voorbereiding, een toegewijd team en het vermogen om complexe problemen ter plekke op te lossen. Voor het team achter de editie van 2025 in Apeldoorn is de voorbereiding een uiterst nauwkeurig afgestemde operatie geweest—één die hun expertise, flexibiliteit en teamwork tot het uiterste heeft getest.

Een Evenement van Wereldklasse Vanaf de Grond Opbouwen

Het evenement wordt georganiseerd door TIG Sports & Events in samenwerking met de Atletiekunie. Terwijl de Nederlandse Atletiekunie verantwoordelijk is voor de competitie zelf, neemt TIG alles eromheen voor zijn rekening—van logistiek en commerciële aspecten tot branding en de transformatie van de locatie. “Stel een sterk team samen en begin met bouwen,” zegt Noor van der Lugt, event director bij TIG. “Als je een goed team hebt, loopt alles soepel.”

Dat team begon klein, met slechts tien mensen twee jaar geleden, en groeide geleidelijk uit tot 75 leden van het Local Organising Committee (LOC) naarmate het evenement dichterbij kwam. Met expertise op het gebied van financiën, marketing, transport en infrastructuur heeft deze groep, onder gezamenlijke leiding van Van der Lugt en Amy Kortbeek van de Atletiekunie, zich onvermoeibaar ingezet om het evenement klaar te maken voor de ontvangst van atleten, toeschouwers en media uit heel Europa.

Logistieke Uitdagingen Overwinnen

Een van de grootste uitdagingen was de locatie zelf. Omnisport Apeldoorn is een eersteklas atletiekfaciliteit, maar relatief compact voor een evenement van deze omvang. Elke vierkante meter moest zorgvuldig worden ingedeeld, wat leidde tot creatieve oplossingen, zoals de bouw van een mediacentrum buiten de hoofdlocatie en het gebruik van een externe locatie voor essentiële evenementeninfrastructuur.

“We moesten zelfs bouwen op het wielerparcours binnen de locatie,” legt Van der Lugt uit. “Dat was een enorme uitdaging, omdat de vloer kwetsbaar is—hij is niet ontworpen om zware constructies te dragen. We moesten extreem voorzichtig te werk gaan bij de bouw.”

Naast de locatie vormden ook de huisvesting en het transport van de teams een complex vraagstuk. Met meer dan 1.500 verwachte deelnemers, verspreid over 14 hotels, moest het LOC wachten tot de definitieve aantallen slechts enkele weken voor het evenement bekend waren om alle regelingen af te ronden.

Innovatie en Atletenervaring

De Europese Kampioenschappen Indoor Atletiek van dit jaar beloven een van de meest innovatieve edities tot nu toe te worden. Een van de opvallende vernieuwingen is de introductie van wavelight-technologie—een LED-pacingsysteem dat in eerste instantie bedoeld is om de kijkervaring te verbeteren en het evenement visueel aantrekkelijker te maken.

Aanvankelijk goedgekeurd voor entertainmentdoeleinden, wist het team met succes te lobbyen voor het gebruik ervan in de competitie. “Wij zijn het eerste kampioenschap dat wavelight in een wedstrijdsetting gebruikt,” vertelt Van der Lugt. “European Athletics heeft de toepassing goedgekeurd, en dit gaat echt een gamechanger worden.”

Daarnaast wordt tijdens het evenement voor het eerst een 4×400 meter gemengde estafette gehouden op een indoor kampioenschap, evenals een geïntegreerd para-atletiekevenement—een duidelijke stap richting meer inclusiviteit.
“We hebben zelfs een speciale tribune voor toeschouwers met een visuele beperking,” zegt Van der Lugt. “Zij krijgen live commentaar, zodat ze de wedstrijd optimaal kunnen beleven.”

Een andere innovatie is een unieke kogelstootconstructie, waarbij veiligheidsnetten aan het plafond zijn opgehangen in plaats van de gebruikelijke barrières op de grond. Dit zorgt voor een beter zicht voor het publiek, terwijl de veiligheid gewaarborgd blijft.

Een Blijvende Erfenis

Naast de competitie streeft het kampioenschap naar een blijvende impact. De slogan Moving People is niet zomaar een leus—het is een missie. Het sociale activatieprogramma, ontwikkeld in samenwerking met de Provincie Gelderland, heeft het afgelopen jaar gemeenschappen betrokken bij de atletieksport. Van schoolprogramma’s tot openbare hardloopevenementen, het initiatief is erop gericht om mensen ook na het kampioenschap te blijven inspireren om te sporten.

Het Orkest Achter het Evenement

Met zoveel betrokken partijen—waaronder European Athletics, lokale autoriteiten, leveranciers en sponsors—is coördinatie essentieel. Van der Lugt vergelijkt het met het dirigeren van een orkest: “Elke speler heeft een cruciale rol. Als er één ontbreekt, kan de hele uitvoering instorten. Onze taak is om iedereen op één lijn te houden en ervoor te zorgen dat alles op het juiste moment samenkomt.”

Daarbij hoort ook crisismanagement. Een 30 pagina’s tellend noodplan beschrijft reacties op diverse scenario’s, van logistieke problemen tot veiligheidsincidenten.
“We hopen dat we het nooit nodig hebben,” zegt Van der Lugt met een glimlach. “Maar we zijn er klaar voor.”

Een Unieke Uitdaging in Sportevenementen

Ondanks de uitgebreide ervaring van TIG met grootschalige sportevenementen—zoals de Formule 1 in Nederland, het KLM Open (onderdeel van de DP World Tour Golf) en wereldkampioenschappen roeien en beachvolleybal—vormden de Europese Kampioenschappen Indoor Atletiek een unieke uitdaging.
“De meeste evenementen draaien om één sport. Dit is anders,” legt Van der Lugt uit. “Atletiek bestaat uit talloze mini-evenementen die tegelijkertijd plaatsvinden. Het plannen van de logistiek, entertainment en bezoekerservaring over zoveel verschillende disciplines maakt dit een van de meest complexe evenementen die we ooit hebben georganiseerd.”

Nu de laatste details samenkomen, stijgt de spanning. De zorgvuldige voorbereiding, innovaties en toewijding van het LOC komen binnenkort tot leven, waardoor de Europese Kampioenschappen Indoor Atletiek 2025 niet alleen een competitie van wereldklasse worden, maar ook een viering van de verbindende kracht van sport.

Adam Szreter (European Athletics)